Schaduwpayroll vs. normale payroll: wat is het verschil?

Schaduwpayroll vs. normale payroll: wat is het verschil?

Wanneer een werknemer een internationale opdracht krijgt, moet hij of zij belasting betalen in het gastland. Schaduwpayroll is een mechanisme om te zorgen dat expats voldoen aan de belastingwetgeving in hun gastland, terwijl hun salaris nog steeds wordt uitbetaald door het thuisland. In deze blog leggen we uit wat schaduwpayroll is en hoe het verschilt van een normale payroll.

Wat is schaduwpayroll?

Schaduwpayroll is geen daadwerkelijke loonlijst die salarissen uitbetaalt, maar een parallel systeem dat inkomsten rapporteert en belasting- en sociale zekerheidsverplichtingen berekent in het gastland. De werknemer ontvangt zijn of haar salaris meestal in het thuisland, maar moet in het gastland belasting betalen. Daarom is een schaduwpayroll nodig.

Belangrijkste verschillen tussen schaduwayroll & normale payroll

Kenmerk	Normale payroll	Schaduwpayroll
Doel	Salarissen uitbetalen aan werknemers in hetzelfde land	Zorgen voor belastingnaleving bij internationale opdrachten
Voor wie?	Lokale werknemers en inwoners	Expats, internationale werknemers en grensarbeiders
Salarisverwerking	Volledige salarisverwerking en uitbetaling	Geen daadwerkelijke betaling, alleen belastingberekening en -rapportage
Belastingen	Belasting wordt ingehouden en betaald in hetzelfde land	Belasting wordt berekend en gerapporteerd in het gastland, zelfs als het salaris elders wordt betaald
Sociale zekerheidsbijdragen	Volgens lokale arbeidswetten	Kan bijdragen vereisen in het gastland, afhankelijk van verdragen
Payrollbeheer	Wordt beheerd in het land van tewerkstelling	Gecoördineerd tussen de payrollteams van thuis- en gastland

Voorbeeld van schaduwpayroll in de praktijk

Een Amerikaanse werknemer wordt voor 12 maanden naar Spanje uitgezonden. Zijn salaris wordt nog steeds uitbetaald via de Amerikaanse payroll. Echter, volgens de Spaanse belastingwetgeving moet de werkgever lokale belastingen rapporteren en betalen voor het werk dat in Spanje wordt uitgevoerd. Een schaduwpayroll wordt in Spanje opgezet om lokale belastingen, sociale premies en andere wettelijke verplichtingen te berekenen en af te dragen—zonder het salaris daadwerkelijk uit te betalen.

Hoe implementeer je schaduwpayroll voor internationale opdrachten?

Het opzetten van een schaduwpayroll vereist nauwe samenwerking tussen de payrollteams van het thuis- en gastland om belastingnaleving te garanderen en dubbele belasting te voorkomen. Hier is een stapsgewijze handleiding:

Stapsgewijze implementatie van een schaduwpayroll

1️⃣ Bepaal welke werknemers schaduwpayroll nodig hebben

• Is de werknemer een expat, grensarbeider of op langdurige uitzending?

• Duurt de opdracht langer dan 6 maanden? (Vaak de drempel voor belastingplicht)

2️⃣ Onderzoek de belasting- en nalevingsregels van het gastland

• Bestudeer de inkomstenbelastingwetten, sociale zekerheidsregels en rapportageverplichtingen.

• Bekijk bilaterale belastingverdragen om dubbele belasting te voorkomen.

3️⃣ Stem de payrollsystemen van thuis- en gastland op elkaar af

• De thuisland payroll blijft de salarisbetalingen uitvoeren.

• De schaduwpayroll wordt opgezet om het inkomen te rapporteren en lokale belastingen te betalen.

• Zorg ervoor dat er geen dubbele belastinginhoudingen plaatsvinden.

4️⃣ Bereken en rapporteer belastingen correct

• De payroll van het gastland simuleert belastingberekeningen op basis van het thuislandsalaris.

• De werkgever draagt lokale inkomstenbelasting en sociale premies af.

• De werknemer moet mogelijk belastingaangifte doen in beide landen.

5️⃣ Beheer belastinggelijkstelling en reconciliatie

• Pas een tax equalization policy toe, zodat de werknemer niet meer of minder belasting betaalt dan in het thuisland.

• Voer een eindejaarsreconciliatie uit om te corrigeren voor te veel of te weinig betaalde belasting.

6️⃣ Zorg voor naleving en documentatie

• Houd gedetailleerde payrollrecords bij voor audits.

• Werk samen met lokale belastingadviseurs om te zorgen voor correcte aangiftes.

• Voer regelmatig payrollcontroles uit om fouten te voorkomen.

7️⃣ Automatiseer en optimaliseer de wereldwijde payroll

• Gebruik wereldwijde payrollsoftware (zoals ADP, Workday, SAP, CloudPay).

• Automatiseer belastingberekeningen en aangiftes om fouten te minimaliseren.

• Integreer payroll met HR- en financiële systemen voor nauwkeurigheid.

Belangrijkste uitdagingen & oplossingen

Uitdaging	Oplossing
Complexe belastingregels per land	Werk samen met lokale belastingadviseurs om up-to-date te blijven.
Risico op dubbele belasting	Maak gebruik van belastingverdragen en vrijstellingen waar mogelijk.
Valutaschommelingen	Stel een gestandaardiseerd wisselkoersbeleid in voor payrollberekeningen.
Verschillen in payrollrapportage	Zorg voor sterke coördinatie tussen thuis- en gastland payrollteams.
Naleving van sociale zekerheid	Controleer of er sociale zekerheidsverdragen bestaan tussen de landen om bijdrageverplichtingen te bepalen.

Conclusie

Schaduwpayroll is essentieel voor internationale werkgevers om te zorgen dat expats voldoen aan de belasting- en sociale zekerheidsregels in hun gastland. Door een goed gestructureerd en geautomatiseerd proces op te zetten, kunnen bedrijven belastingnaleving waarborgen, dubbele belasting voorkomen en een soepele wereldwijde payrolloperatie handhaven.

Blijft u graag op de hoogte van alles wat met sociaal-juridische wetgeving of payroll te maken heeft? Neem contact op met Rovoco !