Nieuwe fiscale bedragen voor binnenlandse dienstreizen vanaf 1 maart 2025

Vanaf 1 maart 2025 worden de forfaitaire onkostenvergoedingen voor binnenlandse dienstreizen opnieuw geïndexeerd. Werkgevers kunnen hun werknemers deze vergoedingen belastingvrij toekennen, zolang ze binnen de door de overheid vastgelegde limieten blijven. Ook bedrijfsleiders kunnen hier gebruik van maken.

Maaltijd- of dagvergoeding

Werknemers die zich minstens 6 uur binnen België moeten verplaatsen voor hun job, kunnen een belastingvrije maaltijdvergoeding ontvangen. De voorwaarden hiervoor zijn:

• De binnenlandse dienstreis duurt minstens 6 uur.

• De maaltijd wordt niet door de werkgever of een derde partij betaald.

• De werknemer ontvangt geen andere compensatie voor maaltijdkosten.

Vanaf 1 maart 2025 stijgt dit bedrag naar 21,22 EUR per dag (voorheen 20,80 EUR per dag).

Forfaitaire maandvergoeding voor rondreizende functies

Voor werknemers met een rondreizende functie kan een maandelijkse vergoeding worden toegekend op basis van maximaal 16 keer de dagvergoeding. Dit betekent dat de maximale belastingvrije maandvergoeding stijgt naar 339,6 EUR per maand.

Belangrijk: Bij de maandvergoeding geldt géén minimumduur van 6 uur per dag, maar de andere voorwaarden van de maaltijdvergoeding blijven wél gelden.

Let op de 40-dagen regel!

Indien een werknemer of bedrijfsleider 40 dagen of meer per kalenderjaar op dezelfde locatie werkt (bijvoorbeeld bij een vaste klant), beschouwt de fiscus dit als een vaste plaats van tewerkstelling. In dat geval kan de dagvergoeding niet worden toegekend.

Aanvullende vergoeding voor verblijfskosten

Als een werknemer buiten zijn woonplaats moet overnachten, kan er een aanvullende belastingvrije vergoeding worden toegekend, mits:

• De dienstverplaatsing minstens 6 uur duurt.

• Er geen andere compensatie voor logies wordt gegeven.

  
  

Geen cumulatie toegestaan!

Wanneer een werknemer een forfaitaire vergoeding ontvangt, mag hij dezelfde kosten niet nog eens declareren op basis van werkelijke bewijsstukken. Ook als de werknemer maaltijdcheques ontvangt, moet de dagvergoeding verminderd worden met de werkgeverstussenkomst in de maaltijdcheque.

Wat zegt de RSZ?

De RSZ hanteert andere bedragen dan de fiscus. De RSZ aanvaardt de verhoogde dagvergoeding niet en hanteert 17 EUR per dag, bestaande uit:

• 10 EUR voor het ontbreken van faciliteiten.

• 7 EUR als maaltijdvergoeding.

  
  

Zelfstandige bedrijfsleiders vallen niet onder de RSZ en kunnen wél de verhoogde fiscale dagvergoeding van 21,22 EUR toepassen.

Besluit

De geïndexeerde vergoedingen vanaf 1 maart 2025 bieden werkgevers en bedrijfsleiders een duidelijk kader om belastingvrije onkostenvergoedingen toe te kennen aan werknemers die binnenlandse dienstreizen maken. Werkgevers doen er goed aan rekening te houden met zowel de fiscale als RSZ-regels om optimale voordelen te benutten.

Blijft u graag op de hoogte van alles wat met sociaal-juridische wetgeving of payroll te maken heeft? Neem contact op met Rovoco !