Ontslagmotivering: de praktische vuistregels op een rij

Sinds 1 april 2014 geldt er voor werkgevers een motiveringsplicht bij ontslag. Dit betekent dat u, wanneer een werknemer daarom vraagt, de reden(en) voor het ontslag moet meedelen. Het correct naleven van deze verplichting is belangrijk: een gebrekkige of ontbrekende motivatie kan leiden tot een schadevergoeding wegens kennelijk onredelijk ontslag. Hieronder zetten we de belangrijkste regels en aandachtspunten overzichtelijk op een rij.

De motiveringsplicht in de praktijk

Een werknemer heeft het recht om te weten waarom hij of zij wordt ontslagen. Toch hoeft u als werkgever de ontslagreden niet spontaan mee te delen. Pas wanneer de werknemer dit schriftelijk aanvraagt (via aangetekende brief) bent u verplicht te antwoorden.

De termijnen zijn hierbij cruciaal:

• De werknemer kan de motivatie opvragen binnen 2 maanden na het einde van de arbeidsovereenkomst of

• Binnen 6 maanden na de betekening van de opzegging, wanneer er een opzegtermijn wordt gepresteerd.

  
  

Ontvangt u zo’n verzoek, dan beschikt u als werkgever over 2 maanden om de motivatie te bezorgen. Gebeurt dit niet, dan riskeert u een boete ter waarde van twee weken loon.

Het belang van een goed dossier

Een correcte ontslagmotivering hoeft geen lijvig dossier te zijn, maar vaagheden zoals “de werknemer voldoet niet aan de gestelde eisen” volstaan uiteraard niet.

Een overtuigende motivatie is:

• Concreet en feitelijk: gebaseerd op objectieve elementen.

• Gedocumenteerd: evaluatieverslagen, e-mails of andere schriftelijke vaststellingen.

• Consistent: toon aan dat de werknemer herhaaldelijk werd aangesproken en de kans kreeg om zich te verbeteren.

Een goede gewoonte is om na elk evaluatiegesprek een verslag op te maken en dit ook aan de werknemer te bezorgen. Zo bouwt u stelselmatig een sterk dossier op. Noteer zowel de feedback die u geeft als de eventuele reactie (of het uitblijven daarvan) van de werknemer.

Uitzonderingen: wanneer geldt de motiveringsplicht niet?

Er zijn situaties waarin u geen ontslagmotivering hoeft te geven, ook niet op vraag van de werknemer. Dit is het geval bij:

• De eerste 6 maanden van de arbeidsovereenkomst (met inbegrip van voorafgaande contracten voor dezelfde functie).

• Uitzendarbeid of studentenarbeid.

• Ontslag in het kader van SWT (brugpensioen) of rustpensioen.

• Herstructurering, stopzetting van activiteit of collectief ontslag.

• Werknemers waarvoor een bijzondere ontslagprocedure geldt of waar sectorale regels voorzien in meervoudig ontslag.

  
  

Betwisting door de werknemer

Is de werknemer het niet eens met uw motivatie, dan kan hij of zij dit aanvechten voor de arbeidsrechtbank. De rechter onderzoekt dan of er sprake is van een kennelijk onredelijk ontslag.

Dit is het geval wanneer het ontslag:

• Geen verband houdt met de geschiktheid of het gedrag van de werknemer, en

• Niet berust op de noodwendigheden van de onderneming,

• En een “normale en redelijke werkgever” nooit tot dit ontslag zou hebben beslist.

  
  

Conclusie

Een correcte ontslagmotivering is meer dan een formaliteit. Het is een juridisch vereiste en tegelijk een belangrijk instrument om discussies en schadevergoedingen te vermijden. Door te werken met duidelijke verslagen, transparante communicatie en een zorgvuldig opgebouwd dossier, beschermt u niet alleen uw onderneming, maar toont u ook respect voor uw werknemers.

Blijft u graag op de hoogte van alles wat met sociaal-juridische wetgeving of payroll te maken heeft? Neem contact op met Rovoco !