HRIS: Wat is dat nu eigenlijk?

Een gemiddeld HR-team bespaart maar liefst twee uur per dag dankzij de inzet van een HRIS – of voluit: Human Resources Information System. In een tijd waar digitalisering, efficiëntie en datagedreven beslissingen centraal staan, is een goed HRIS geen luxe meer, maar een noodzaak.

In deze blog leggen we je uit wat een HRIS precies is, hoe het verschilt van andere HR-systemen zoals HRMS of HCM, welke functies het bevat, en hoe je er in 2025 het meeste uithaalt.

Wat is een HRIS?

Een HRIS is een softwaresysteem waarmee personeelsgegevens worden beheerd, opgeslagen en geanalyseerd. Het stelt HR-teams in staat om repetitieve taken te automatiseren, gegevens accuraat bij te houden en beter geïnformeerde beslissingen te nemen.

Tot de standaardfunctionaliteiten behoren:

• Personeelsdossierbeheer

• Loonverwerking

• Afwezigheidsregistratie

• Rapportering en analytics

• Benefits-administratie

• Self-service voor werknemers

  
  

Vroeger draaiden deze systemen lokaal (“on-premise”), maar vandaag zijn ze vrijwel allemaal cloud-based – wat updates, toegankelijkheid en schaalbaarheid enorm vereenvoudigt.

HRIS vs HRMS vs HCM

Hoewel deze termen vaak door elkaar gebruikt worden, zijn er belangrijke verschillen:

• HRIS: Basis HR-processen zoals personeelsbeheer en payroll

• HRMS: Bevat alle HRIS-functies + rekrutering, onboarding, performance management

• HCM: Volledig strategisch pakket met L&D, compensatiebeheer, BI en planning

De exacte functies kunnen per leverancier verschillen, maar dit is een handige vuistregel voor jouw HR-technologiekeuze.

Wat doet een HRIS concreet?

Hier zijn enkele kernfuncties:

1. Personeelsgegevens beheren

Alles van naam, functie, loon, contracttype tot noodcontact wordt centraal opgeslagen en snel teruggevonden.

2. Payroll en benefits

Geautomatiseerde loonberekening op basis van tijdsregistratie en contractgegevens, gekoppeld aan voordelen zoals maaltijdcheques of hospitalisatieverzekeringen.

3. Tijdregistratie & aanwezigheden

Van prikklokken tot digitale tijdsregistratie via apps of badges – cruciaal voor correcte loonverwerking én compliance.

4. Self-service

Werknemers kunnen hun gegevens beheren, afwezigheden aanvragen of documenten downloaden, zonder tussenkomst van HR.

5. Rapportering en analyse

Denk aan verloopcijfers, ziekteverzuim, kosten per afdeling... Onmisbaar voor strategisch HR-beleid.

De voordelen van een HRIS

Een HRIS levert voordelen op voor zowel HR, de organisatie als de werknemer:

• Minder papierwerk, meer overzicht

• Automatisering = tijdswinst = minder fouten

• Betere compliance (bv. GDPR, arbeidsrecht, certificaties)

• Ondersteunt strategische HR-beslissingen via data-analyse

• Meer autonomie en digitale ervaring voor werknemers

Voor kleine bedrijven (30–50 werknemers) kan een basis HRIS al veel verschil maken. Voor grotere organisaties zijn er vaak meer geavanceerde, modulaire oplossingen.

HRIS implementeren in 6 stappen

1. Onderzoek & shortlist: Peil naar noden in je organisatie en bekijk welke systemen daaraan voldoen.

2. Plannen & afstemmen: Stel een projectteam samen en betrek HR, IT en key users.

3. Definiëren & ontwerpen: Bepaal gebruikersrollen, processen, integraties en beveiliging.

4. Configureren & testen: Laat testgebruikers feedback geven en voer aanpassingen door.

5. Train & communiceer: Zorg voor opleiding, handleidingen en een duidelijk communicatieplan.

6. Lancering & optimalisatie: Monitor gebruik, verzamel feedback en update waar nodig.

   
   

Best practices voor HRIS-beheer

• Pas het systeem aan je processen aan, niet andersom

• Onderhoud je data actief, voorkom vervuiling

• Voorzie opleidingen en ondersteuning voor gebruikers

• Beveilig gevoelige gegevens strikt (denk aan GDPR!)

• Meet prestaties (zoals responstijden en gebruikersfeedback)

• Blijf updaten en maak gebruik van nieuwe features

  
  

Meer halen uit je HRIS-data

Gebruik je HRIS niet enkel voor administratie. Integreer het met je performance tools of rekrutering om trends te ontdekken in verloop, betrokkenheid of opleidingsnoden. Zo geef je managers de inzichten die ze nodig hebben om écht impact te maken.

HRIS-specialist: een groeiend profiel

De HRIS-analist is de brug tussen HR en IT. Deze professional zorgt voor ondersteuning, rapportage, en optimalisatie van het systeem. Zeker in grotere organisaties is dit een onmisbare functie.

Klaar voor de toekomst van HR?

HRIS-systemen zijn intussen de motor achter elke moderne HR-afdeling. Of je nu een KMO bent of een internationale speler: de juiste digitale tools zorgen voor efficiëntere processen, slimmere inzichten en een betere werknemerservaring.

Wil je starten met een HRIS of je huidige systeem optimaliseren?

Blijft u graag op de hoogte van alles wat met sociaal-juridische wetgeving of payroll te maken heeft? Neem contact op met Rovoco !